Com o propósito de registrar todas as ações importantes da empresa, oferecendo um panorama detalhado de suas atividades ao longo do tempo, os livros contêm registros de decisões tomadas em assembleias, reuniões da diretoria, modificações no estatuto, etc.
Para muito além dos registros e escriturações contábeis, os livros empresariais garantem transparência, boas práticas de governança e conformidade com a legislação, fornecendo informações cronológicas e organizadas sobre as operações, além de facilitar a identificação e correção de eventuais irregularidades,auxiliando assim na administração financeira e operacional do negócio, contribuindo para uma gestão mais eficiente e responsável.
Classificado conforme suas finalidades, os livros empresariais se subdividem em 2 classes:
I) OS LIVROS SOCIETÁRIOS: responsáveis por guardar informações sobre a estrutura e funcionamento da S/A, incluindo o Livro de Registro de Ações e o Livro de Atas de Assembleias Gerais.
II) OS LIVROS CONTÁBEIS: responsáveis por registrar movimentações financeiras, como o Livro Diário, o Livro Razão e o Livro Caixa, garantindo um controle detalhado das transações.
Além disso, é através de tais registros que a empresa pode salvaguardar a legitimidade de suas operações em eventuais auditorias e avaliação de desempenho perante terceiros.
Esses documentos também são indispensáveis, no caso das S.A.s – ainda que de capital fechado -, para a prestação de contas a acionistas, investidores e órgãos fiscalizadores, permitindo uma gestão mais segura e estratégica.
Logo, a organização e atualização documental dos livros empresariais é essencial para manter a precisão das informações e a rastreabilidade das atividades da empresa.
Dessa forma, os livros empresariais não apenas cumprem exigências legais, mas também fortalecem a integridade e a eficiência na administração, sendo, portanto, essenciais ao seu negócio.
Por: Luisa Marinho